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用 ChatGPT 做演示文稿、文档和表格

让 ChatGPT 产出可用的文件：不同界面的预览与审阅能力差异、如何用注释做定点修改，以及为什么要求它汇报保存位置和检查方式。

当前有效最后核验

适用平台

  • ChatGPT 桌面应用（预览与注释）
  • ChatGPT 网页版（Work）
  • Codex CLI（无可视预览）
  • Codex IDE 扩展

官方文档怎么说

  • 当任务会产出文件时，应给 ChatGPT 提供源数据、期望的文件类型、结构，以及对这个任务重要的审阅标准；预览和审阅工具取决于你使用的界面。

    Work with files

  • ChatGPT 桌面应用会在对话旁边预览生成的文档、演示文稿、表格和 PDF 文件；启用自动预览后，应用可以在任务结束后打开生成的文件。

    Work with files

  • HTML 预览可用时，生成的 .html 和 .htm 文件也能作为交互式预览打开，并可在渲染预览与源码视图之间切换。

    Work with files

  • 在网页版的 ChatGPT Work 中，可以附上源文件或要求 ChatGPT 创建文档、演示文稿、表格或 PDF，在对话中审阅生成的文件并按需下载。

    Work with files

  • Codex CLI 可以在工作目录中创建和编辑文件，但不包含可视化的文件预览或注释界面。

    Work with files

  • IDE 扩展可以在工作区中创建和编辑文件；文本和代码文件在编辑器中审阅，文档、演示文稿、表格或 PDF 在兼容的查看器中打开。

    Work with files

  • 对表格和演示文稿，官方建议描述你期望的工作表、列、图表、幻灯片分节和检查项，并要求 ChatGPT 说明它把输出保存在哪里以及如何检查结果。

    Work with files

  • 注释让你指向文件的某个具体部分并说明要改什么；同一套注释工作流也适用于代码、Markdown 文件和网站。

    Work with files

  • 官方指出注释在初稿之后、需要审阅和迭代时尤其有用。

    Work with files

想拿到好文件，先把"验收标准"给出去

官方这一页的开头就是全部要点：当一个任务会产出文件时，给 ChatGPT 源数据、期望的文件类型、结构，以及对这个任务重要的审阅标准。

后面还有一句更具体的：对表格和演示文稿，描述你期望的工作表、列、图表、幻灯片分节和检查项，并要求 ChatGPT 说明它把输出保存在哪里以及如何检查了结果。

把这两句拆开，你会得到一份提示词清单：

  1. 源数据是什么
  2. 要什么文件类型
  3. 结构长什么样（工作表 / 列 / 图表 / 分节）
  4. 什么算通过（检查项）
  5. 让它汇报保存位置
  6. 让它汇报它做了哪些检查

第 5、6 条最容易被忽略，但它们是把"看起来做完了"变成"确实做完了"的关键。

你在哪个界面，决定你能怎么审阅

这一点很实际，官方按界面分别做了说明：

ChatGPT 桌面应用 —— 在对话旁边预览生成的文档、演示文稿、表格和 PDF。启用自动预览后，应用可以在任务结束后打开生成的文件。HTML 预览可用时，生成的 .html 和 .htm 文件也能作为交互式预览打开，并且可以在渲染预览与源码视图之间切换。这里还能用注释指向支持的预览中的某个具体部分，要求一次聚焦的修订。

网页版的 ChatGPT Work —— 附上源文件，或要求 ChatGPT 创建文档、演示文稿、表格或 PDF。在对话中审阅生成的文件，按需下载，并为下一版给出定向反馈。

Codex CLI —— 可以在工作目录中创建和编辑文件，但不包含可视化的文件预览或注释界面。官方给的替代做法是：要求 Codex 汇报每个输出路径以及它跑了哪些检查。

IDE 扩展 —— 可以在工作区中创建和编辑文件。文本和代码文件在编辑器中审阅，文档、演示文稿、表格或 PDF 在兼容的查看器中打开。

注释：初稿之后最有用的工具

注释让你指向文件的某个具体部分并告诉 ChatGPT 要改什么。值得注意的是它的适用范围——同一套注释工作流既适用于代码、Markdown 文件和网站，也适用于文档、表格和演示文稿。

官方给的三个例子很能说明用法：

  • 选中网站上的导航栏，要求 ChatGPT 改它的字体。
  • 在一份投资论点里高亮一句主张，索要它的出处。
  • 标出幻灯片上的某个图表，要求更清晰的标签。

ChatGPT 会把选中的区域当作你这次请求的上下文，所以你能在不重来、也不动你已经满意的部分的前提下修订文件。

官方特意点出了它的最佳时机：注释在初稿之后、需要审阅和迭代时尤其有用。第一版靠提示词写清楚，第二版之后靠注释定点收敛——这是效率最高的分工。

在网页版上怎么提修订要求

网页版没有注释这条路，所以措辞要更精确。官方给的做法是：

  • 点名需要处理的页面、幻灯片、工作表、表格或段落。
  • 描述哪些内容应保持不变。
  • 要求 ChatGPT 在你下载下一版之前，汇报新的文件名和它执行了哪些检查。

第二条尤其值得养成习惯。只说"把第三页改一下"，很容易连带改动你本来满意的地方。

用侧栏跟着任务走

桌面应用里还有一个容易被忽略的能力：任务运行时使用对话侧栏。它可以呈现 agent 的计划、来源、生成的文件和对话摘要，让你在过程中就能引导工作、检查生成的文件，并要求再跑一轮——而不是等到最后才发现方向偏了。

实际操作

  1. 准备源数据，并想清楚你要什么文件类型。
  2. 在提示里描述结构：表格要说清工作表、列和图表；演示文稿要说清分节；两者都要说清你期望的检查项。
  3. 明确要求 ChatGPT 说明它把输出保存在哪里，以及它如何检查了结果。
  4. 桌面应用里在对话旁边审阅预览；网页版在对话中审阅并按需下载。
  5. 需要定点修改时打开注释，指向具体部分说明要改什么、以及哪些部分保持不变。
  6. 迭代：给出关于结构、数据、排版或校验的聚焦反馈，让它再跑一轮。

Windows 步骤

  1. Windows 版 ChatGPT 桌面应用具备与 macOS 相同的文件预览能力：文档、演示文稿、表格和 PDF 在对话旁边预览。
  2. 注释工作流同样适用，包括对代码、Markdown 文件和网站的注释。

手机步骤

不适用官方这一页按界面分别说明了桌面应用、网页版、Codex CLI 和 IDE 扩展四种情况的预览与审阅能力，没有单独描述手机端的文件预览与注释行为。因此本教程不对手机端的这部分行为做陈述。

使用案例

  • 把访谈记录和调研结果变成一份分节清晰、带支撑证据的演示文稿。
  • 把笔记和资料整理成带评分、风险标注和汇总页的对比表格。
  • 生成一份 HTML 页面并在渲染预览与源码视图之间切换检查。

常见错误

  • 只说"做一份 PPT"，不说分节、不说检查项。官方对表格和演示文稿的建议正是要描述这些。
  • 不问输出保存在哪里。官方明确建议要求 ChatGPT 说明保存位置和它做了哪些检查。
  • 在 Codex CLI 里期待可视化预览。官方说明 CLI 不包含可视化文件预览或注释界面。
  • 要求修订时不说哪些部分要保持不变，结果连你已经满意的地方也被改掉。

常见问题

哪些界面能预览生成的文件？
桌面应用会在对话旁边预览生成的文档、演示文稿、表格和 PDF，启用自动预览后还能在任务结束后自动打开生成的文件；网页版的 Work 在对话中审阅并按需下载；Codex CLI 可以创建和编辑文件但没有可视预览或注释界面；IDE 扩展在编辑器中审阅文本和代码文件，文档、演示文稿、表格或 PDF 则在兼容的查看器中打开。
注释能用在哪些东西上？
官方说明注释让你指向文件的某个具体部分并告诉 ChatGPT 要改什么，而**同一套注释工作流**既适用于代码、Markdown 文件和网站，也适用于文档、表格和演示文稿。文档给的例子包括：选中网站上的导航栏要求改字体、在投资论点里高亮一句主张并索要出处、标出幻灯片上的某个图表要求更清晰的标签。
生成的 HTML 文件能直接看效果吗？
可以。官方说明当 HTML 预览可用时，生成的 .html 和 .htm 文件能作为交互式预览打开，并且可以在渲染预览与源码视图之间切换，检查输出本身或它底层的 HTML。
在网页版上要求修订时，怎么说才准确？
官方给了具体建议：点名需要处理的页面、幻灯片、工作表、表格或段落，并描述哪些内容应保持不变；然后要求 ChatGPT 在你下载下一版之前汇报新的文件名和它执行了哪些检查。

官方来源

这些是本教程对照核验的官方页面。需要厂商的原始措辞时请直接查阅。

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